BeyondTech
BeyondTech

Search Code

Experience:

Freshness of position:


Search Code

Requirement:   Office Secretary/ Executive Assistant
Job Description:  

SCOPE OF WORK AND JOB RESPONSIBILITIES

Designation :  Office Secretary/ Executive Assistant

Department : CEO’s office

Location :  Coimbatore

Experience :  2 – 5 Years

Reporting : CEO

 

Objective:

To coordinate office activities and perform secretarial assignments. Secretarial assignments include scheduling meetings, preparing and maintaining records, reports, and correspondence pertaining to management staffs area of responsibility. Maintains and manages all important documents of office/ departments and assures that it is stored and easily accessible.

 

Roles & Responsibilities:

1. Secretarial:  

Plan, Organize, prepare and take minutes of meeting, in consultation with the Department Head and department staff, in order to run the meetings smoothly. Record, file, manage and (if required) distribute incoming and outgoing correspondence, within one's own department, in order to support the staff in efficient processing and retrieving of correspondence.

2. Documentation: 

Manage all documentations pertaining to COE’s office and he/ she will be in charge of the documents (includes engineering/technical, correspondence, project management - commercial, legal generated by all Departments). Coordinate with the departmental heads and document controllers to receive all reports as per the timeline set. The data will have to cross verified and to ensure 100% accuracy in all reports from COE. 

3. Quality & Tracking: 

Perform quality control checks to ensure Company generated documents comply with Company and Client document management system. Input document data into the standard registers ensuring that the information is accurate and up to date. Expedite and track status of all documents reviewed internally by the Project. Makes sure that controlled copies of latest approved documents and drawings are given to the appropriate staff, departments, and clients as applicable.

4. Security and Confidentiality:

Maintain the documents and drawings in the Document Control office under safe custody without any damage or deterioration with easy traceability. Maintain system security access for internal / external project team members to ensure information is secured.

5. Reports & MIS:

Generate consolidated reports of department / departments on weekly, monthly basis and whenever requested with all necessary MIS.  

6. General Support: 

Support all administrative and executive activities, whenever requested, in order to assure the progress of the primary work process. Answering calls and transferring calls between S&T offices across the world.

 

Qualification required: 

Any degree 

 

Skills & Competencies: 

 

1. Good communications skills, written and verbal

2. Discretion

3. Flexibility to work times

4. Fair in MS office applications like PowerPoint, Excel, Word document, etc.,

5. Good at people management

6. Should be a team player

7. Self-initiative

8. Adaptable to work circumstances

9. Good at time management

10. Good organisation skills

11. An ability to stay calm and tactful under pressure

12. Accuracy and good attention to detail

If interested, please share your updated resume.
Job Location :   Coimbatore
Required Experience :   2 to 5
Required Education :  
Job Posted on :   12-03-2019
Anchor :   Gita
Email ID :   gita@beyondtech.asia
Contact No :   +91-4442932900
Email Resume To :   gita@beyondtech.asia
     
   
Name * :
Email * :
Phone * :
Location :
Upload CV * :